امکانات ضربدر همکار؛ ۱۵ قابلیت برای مدیریت یکپارچه معاملات طلا

نمای کامل کسب‌وکار در یک نگاه

مدیر یک مجموعه معاملاتی برای تصمیم‌گیری روزانه باید بداند چه سفارش‌هایی ثبت شده‌اند، کدام تسویه‌ها هنوز انجام نشده‌اند و چه کارهایی به رسیدگی نیاز دارند. داشبورد مدیریتی ضربدر همکار این اطلاعات را در یک نمای متمرکز نشان می‌دهد.

• مشاهده سفارش‌ها و کارهای در انتظار

  سفارش‌های جدید و مواردی که نیازمند بررسی یا تأیید هستند، از طریق داشبورد قابل پیگیری‌اند تا درخواست‌های مهم سریع‌تر شناسایی شوند.

• پیگیری دریافت‌ها، پرداخت‌ها و تسویه‌ها

  دریافت‌ها و پرداخت‌های روزانه در کنار موعدهای سررسیدشده یا عقب‌افتاده دیده می‌شوند تا برنامه‌ریزی جریان مالی ساده‌تر شود.

• مشاهده موجودی و تعهدات

  وضعیت موجودی و تعهدات مجموعه کنار هم بررسی می‌شود؛ به‌خصوص وقتی مجموعه هم‌زمان با چند مشتری و تأمین‌کننده در ارتباط است.

• دسترسی سریع به عملیات پرکاربرد

  دسترسی مستقیم به ثبت معامله و ثبت مشتری، نیاز به جست‌وجو در منوهای مختلف را کم می‌کند.

مدیریت قیمت طلا، سکه و نقره

اعلام نرخ خریدوفروش یکی از بخش‌های مهم فعالیت مجموعه‌های معاملاتی است. تغییر قیمت‌ها باید با دقت ثبت شود و کارکنان از نرخ‌های معتبر و شرایط معاملات اطلاع داشته باشند.

• تعیین جداگانه نرخ خرید و فروش

  قیمت خرید از مشتری لزوماً با قیمت فروش به مشتری یکسان نیست؛ این نرخ‌ها جداگانه تعریف می‌شوند تا با سیاست مجموعه هماهنگ باشند.

• تغییر سریع قیمت‌ها

  کاربر مجاز قیمت‌ها را با چند انتخاب ساده افزایش یا کاهش می‌دهد؛ برای زمانی که نرخ‌ها باید سریع اصلاح شوند.

• نمایش قیمت بر اساس گرم یا مثقال

  برای کالاهای وزنی، قیمت در واحد گرم یا مثقال نمایش داده می‌شود.

• نرخ برای زمان‌های مختلف تسویه

  برای تسویه نقدی، فردا یا پس‌فردا نرخ‌های متفاوت تعریف می‌شود تا قواعد قیمت‌گذاری دقیق‌تر اعمال شود.

• سابقه تغییر قیمت‌ها و تأیید مدیر

  سابقه تغییرات همراه با زمان و نام مسئول ثبت می‌شود و برای تغییرات بزرگ قیمت می‌توان تأیید مدیر را در نظر گرفت.

ثبت و پیگیری معاملات

هر معامله باید اطلاعات مشخصی داشته باشد تا در مراحل بعدی وضعیت مالی، حسابداری و تسویه‌اش بررسی شود. ضربدر همکار ثبت معاملات خرید از مشتری و فروش به مشتری را فراهم می‌کند و سوابقش را در اختیار کاربران مجاز می‌گذارد.

• ثبت معاملات از کانال‌های مختلف

  معاملات بر اساس نحوه دریافت سفارش، مانند مراجعه حضوری، تماس تلفنی یا پیام‌رسان، مشخص می‌شوند تا منشأ سفارش‌ها پیگیری شود.

• بررسی سفارش‌های مشتریان

  سفارش‌های ثبت‌شده از پنل مشتریان بررسی، تأیید یا رد می‌شوند و شرایطشان پیش از نهایی شدن کنترل می‌شود.

• جزئیات معامله

  کالا، مقدار، قیمت و مبلغ معامله در پرونده‌ی آن قابل بررسی است؛ برای پیگیری اختلاف‌ها و کنترل صحت ثبت.

• تفکیک وضعیت‌های معامله

  وضعیت تأیید، ثبت حسابداری و تسویه جداگانه دنبال می‌شود؛ چون ثبت یک معامله لزوماً به معنای تکمیل همه‌ی مراحل مالی آن نیست.

• چاپ و خروجی اکسل

  فهرست معاملات چاپ می‌شود و خروجی اکسل دارد؛ برای بررسی سوابق و گزارش‌های داخلی.

سفارش با قیمت دلخواه مشتری

برخی مشتریان ترجیح می‌دهند سفارش خرید یا فروش خود را با قیمت مشخصی ثبت کنند و منتظر فراهم شدن شرایط موردنظر بمانند. ضربدر همکار مدیریت این نوع سفارش‌ها را در اختیار مجموعه می‌گذارد.

• بررسی سفارش‌های دارای قیمت هدف

  کارکنان سفارش‌هایی را که مشتری با قیمت دلخواه ثبت کرده، می‌بینند و موارد آماده‌ی بررسی را در یک فهرست دنبال می‌کنند.

• تصمیم‌گیری درباره سفارش

  مدیر یا مسئول مجاز درباره‌ی تأیید یا رد سفارش تصمیم می‌گیرد و سفارش‌ها بر اساس قواعد کاری مجموعه مدیریت می‌شوند.

• پیگیری وضعیت سفارش‌ها

  سفارش‌های باز، تأییدشده و لغوشده از هم تفکیک می‌شوند تا معلوم باشد کدام درخواست‌ها هنوز به رسیدگی نیاز دارند.

ثبت سفارش با قیمت دلخواه به‌تنهایی به معنای اجرای خودکار معامله نیست؛ نحوه‌ی اجرا به امکانات فعال سامانه و فرایندهای تعیین‌شده توسط مجموعه بستگی دارد.

پرونده کامل مشتریان

وقتی سوابق معاملات، حواله‌ها و تحویل‌ها پراکنده نگهداری شوند، بررسی وضعیت هر مشتری دشوار می‌شود. ضربدر همکار پرونده‌ی هر مشتری را یک‌جا نگه می‌دارد.

• ثبت و جست‌وجوی مشتری

  مشتری جدید ثبت و اطلاعاتش تکمیل می‌شود؛ جست‌وجو با نام، شماره موبایل یا کد مشتری انجام می‌شود.

• سوابق معاملاتی

  معاملات، حواله‌ها و تحویل‌های هر مشتری در پرونده‌اش قابل پیگیری است تا پیش از معامله‌ی جدید بررسی شود.

• مانده پولی و کالایی

  مانده‌ی پولی و کالایی مشتری دیده می‌شود؛ به‌ویژه برای کار مستمر با مشتریان عمده و همکاران تجاری.

• یادداشت داخلی و نرخ اختصاصی

  نکات لازم برای ارتباط با مشتری به‌صورت یادداشت داخلی ثبت می‌شود و برای مشتریان مشخص، سقف اعتبار یا نرخ اختصاصی تعریف می‌شود.

• وضعیت و آخرین فعالیت

  وضعیت حساب و آخرین فعالیت ثبت‌شده‌ی مشتری، پیگیری پرونده را دقیق‌تر می‌کند.

خدمات متناسب با هر گروه مشتری

مشتری خرد، خریدار عمده و همکار تجاری ممکن است از نظر نرخ، سقف اعتبار و کالاهای قابل معامله با هم متفاوت باشند. ضربدر همکار گروه‌بندی مشتریان و تعریف شرایط هر گروه را فراهم می‌کند.

• گروه‌بندی مشتریان

  مشتریان در گروه‌هایی مانند خرد، عمده و همکار قرار می‌گیرند تا سیاست‌های تجاری منظم‌تر اجرا شود.

• نرخ و سقف اعتبار هر گروه

  برای هر گروه نرخ یا سقف اعتبار متفاوت در نظر گرفته می‌شود.

• کالاهای قابل معامله

  مشخص می‌شود هر گروه به کدام کالاها یا مدل‌های معاملاتی دسترسی داشته باشد.

• اعمال شرایط هنگام ثبت معامله

  با تعریف قواعد گروهی، شرایط مشتری هنگام ثبت معامله اعمال می‌شود و ورود دستی تنظیمات در هر معامله کم می‌شود.

مدیریت کالاها و شرایط فروش

مجموعه‌های فعال در بازار طلا با کالاها و مدل‌های معاملاتی مختلفی کار می‌کنند. ضربدر همکار تعریف کالاها و تنظیم شرایط عرضه‌شان را فراهم می‌کند.

• تعریف کالا و مدل معاملاتی

  کالاها و مدل‌های معاملاتی تعریف می‌شوند تا هنگام ثبت سفارش یا معامله در دسترس باشند.

• تنظیم شرایط تسویه

  برای یک کالا شرایط تسویه‌ی متفاوت در نظر گرفته می‌شود؛ متناسب با نوع معامله یا سیاست فروش.

• باز و بسته کردن خرید یا فروش

  خرید و فروش هر کالا فعال یا غیرفعال می‌شود تا عرضه بر اساس شرایط عملیاتی کنترل شود.

• نمایش کالا در پنل مشتری و بایگانی

  مشخص می‌شود کدام کالاها در پنل مشتری نمایش داده شوند؛ کالاهای غیرفعال بدون از بین رفتن سوابقشان بایگانی می‌شوند.

حواله و جابه‌جایی حساب

در معاملات طلا، میان فروشگاه و مشتریان یا میان حساب‌های مرتبط، حواله‌ها و جابه‌جایی‌های مختلفی انجام می‌شود. ثبت دقیق این عملیات برای پیگیری مانده‌ی حساب‌ها مهم است.

• حواله میان فروشگاه و مشتری

  حواله‌های فروشگاه و مشتریان ثبت و برای پیگیری‌های بعدی نگهداری می‌شود.

• مبلغ، کالا یا تهاتر

  بسته به نوع عملیات، حواله شامل مبلغ پولی، کالا یا تهاتر است و جزئیاتش وضعیت حساب طرفین را روشن می‌کند.

• مانده قبل و بعد از حواله

  مانده‌ی طرفین پیش و پس از حواله دیده می‌شود تا اثر عملیات بهتر ارزیابی شود.

• ارتباط حواله با تسویه معامله

  حواله به تسویه‌ی یک معامله وصل می‌شود و بررسی سوابق مالی ساده‌تر می‌شود.

• فهرست حواله‌های منتظر تأیید

  حواله‌های نیازمند تأیید در یک فهرست جدا از حواله‌های تکمیل‌شده دیده می‌شوند.

دریافت و تحویل با رسید و تأیید

ثبت معامله با جابه‌جایی واقعی پول یا کالا یکی نیست. برای مدیریت درست عملیات، دریافت‌ها و تحویل‌ها هم جداگانه و همراه با مستندات ثبت می‌شوند.

• مقدار کالا و مبلغ جابه‌جاشده

  در هر دریافت یا تحویل، مقدار کالا و مبلغ جابه‌جاشده ثبت می‌شود تا سوابق عملیاتی و مالی تطبیق داده شوند.

• ضمیمه کردن اسناد

  رسید، فیش واریز یا تصویر توزین پیوست می‌شود و هنگام بررسی اختلاف یا تطبیق سوابق به کار می‌آید.

• اطلاعات انگ و آزمایشگاه

  در موارد مرتبط، انگ طلا و کد آزمایشگاه ثبت می‌شود تا کالای تحویلی بهتر شناسایی شود.

• تأیید فروشگاه و مشتری

  برای تکمیل تحویل، تأیید فروشگاه و مشتری در نظر گرفته می‌شود و اسنادی که هنوز امضا نشده‌اند پیگیری می‌شوند.

موجودی، تأمین و مدیریت شعب

مدیر باید بداند چه مقدار دارایی در اختیار مجموعه است، چه تعهداتی وجود دارد و چه زمانی به تأمین کالا نیاز است. ضربدر همکار موجودی، تأمین‌کنندگان و شعب را کنار هم می‌گذارد.

• موجودی طلا، سکه و نقره

  موجودی دارایی‌ها همراه با ارزش ریالی، مقدار و نوع دارایی دیده می‌شود.

• مقایسه موجودی با تعهدات

  موجودی واقعی در برابر تعهدات مشتریان مقایسه می‌شود تا وضعیت تأمین روشن باشد.

• هشدار کمبود موجودی

  برای کاهش موجودی حد هشدار تعیین می‌شود تا کمبود پیش از اثر گذاشتن بر کار روزانه پیگیری شود.

• مدیریت تأمین‌کنندگان

  اطلاعات تأمین‌کنندگان و شرایط پرداختشان نگهداری می‌شود و خرید از آن‌ها ثبت و پیگیری می‌شود.

• موجودی شعب و انتقال بین شعب

  موجودی هر شعبه جدا بررسی می‌شود و انتقال کالا بین شعب تا تأیید دریافت قابل پیگیری است.

• صندوق‌ها و حساب‌ها

  مدیریت صندوق‌ها و حساب‌های مجموعه، اطلاعات مالی را متمرکزتر می‌کند.

حسابداری منظم‌تر و پیگیری اسناد

اگر اسناد معاملات، حواله‌ها و تحویل‌ها پراکنده باشند، بررسی و پیگیری‌شان دشوار می‌شود. ضربدر همکار اسناد مرتبط را در یک ساختار مشخص نگه می‌دارد.

• اسناد در یک صف

  اسناد معاملات، حواله‌ها، تحویل‌ها و تأمین در یک فهرست دیده می‌شوند؛ بدون جست‌وجوی جداگانه در بخش‌های مختلف.

• پیگیری وضعیت ثبت اسناد

  وضعیت ارسال و ثبت اسناد پیگیری می‌شود و موارد ناموفق برای اصلاح یا ارسال مجدد شناسایی می‌شوند.

• خروجی از اطلاعات

  خروجی قابل استفاده از اطلاعات برای بررسی داخلی یا انتقال به ابزارهای دیگر گرفته می‌شود.

• اتصال به نرم‌افزار حسابداری

  اتصال به نرم‌افزار حسابداری متناسب با تنظیمات مجموعه پیکربندی می‌شود.

اتصال حسابداری به نوع نرم‌افزار، ساختار اطلاعات و تنظیمات موردنیاز مجموعه بستگی دارد و ممکن است به پیکربندی یا توسعه‌ی اختصاصی نیاز داشته باشد.

گزارش‌های کاربردی برای تصمیم‌گیری

ثبت اطلاعات کافی نیست؛ مدیر باید بتواند از این اطلاعات برای بررسی عملکرد و تصمیم‌گیری استفاده کند. ضربدر همکار گزارش‌های معاملات، قیمت‌ها، سود و زیان و وضعیت سفارش‌ها را فراهم می‌کند.

• حجم و مبلغ خریدوفروش

  حجم و مبلغ معاملات در بازه‌ی زمانی دلخواه دیده می‌شود.

• میانگین قیمت خرید و فروش

  میانگین قیمت خرید و فروش، روند معاملات را نشان می‌دهد؛ برای تحلیل دقیق سودآوری، هزینه‌ها و کارمزدها هم باید در نظر گرفته شوند.

• سود و زیان و معاملات باز

  گزارش سود و زیان و معاملات باز دید بهتری می‌دهد؛ دقتش به کامل بودن اطلاعات ثبت‌شده و روش محاسبه بستگی دارد.

• فیلتر و ذخیره گزارش‌ها

  گزارش‌ها بر اساس کالا و بازه‌ی زمانی فیلتر و گزارش‌های پرکاربرد ذخیره می‌شوند.

• خروجی Excel، PDF و CSV

  اطلاعات برای بررسی، بایگانی یا استفاده در ابزارهای دیگر با قالب‌های مختلف دریافت می‌شود.

• گزارش رسمی و بررسی اصالت فایل

  گزارش رسمی شماره‌دار تهیه می‌شود و اصالت فایل آن قابل بررسی است.

هشدارها و اطلاع‌رسانی

بعضی اتفاق‌ها به رسیدگی سریع نیاز دارند: سفارش جدید، تأخیر در تسویه، کاهش موجودی یا افزایش معاملات باز. ضربدر همکار این رویدادها را به مسئولشان اطلاع می‌دهد.

• سفارش‌های جدید و موارد منتظر تأیید

  کاربران مسئول سفارش‌های جدید و موارد نیازمند تأیید را می‌بینند.

• تأخیر در تسویه و کمبود موجودی

  هشدارهای مرتبط به کارکنان کمک می‌کنند تسویه‌های عقب‌افتاده و کاهش موجودی را به‌موقع بررسی کنند.

• قیمت‌های پرریسک و معاملات باز زیاد

  مدیر درباره‌ی قیمت‌های پرریسک یا افزایش معاملات باز هشدار می‌گیرد.

• تعیین مسئول دریافت اعلان‌ها

  هر نوع اعلان به مسئول یا گروه کاری مشخصی می‌رسد تا مسئولیت‌ها پراکنده نشوند.

• سابقه اعلان‌ها و پیامک به مشتری

  سابقه‌ی ارسال اعلان‌ها بررسی می‌شود و با پیکربندی سرویس پیامک، به مشتریان هم پیام اطلاع‌رسانی ارسال می‌شود.

ارسال پیامک به مشتریان به راه‌اندازی و پیکربندی سرویس پیامکی وابسته است.

کنترل تیم و امنیت حساب‌ها

هرچه کارکنان، مشتریان و شعب بیشتر شوند، مدیریت دسترسی‌ها و کنترل فعالیت کاربران مهم‌تر می‌شود. ضربدر همکار تعریف کارکنان، سطح دسترسی و پیگیری تغییرات را فراهم می‌کند.

• کارکنان و شعبه‌ی محل فعالیت

  کارکنان تعریف می‌شوند و شعبه‌ی محل فعالیتشان مشخص می‌شود.

• سطح دسترسی کاربران

  برای هر فرد مشخص می‌شود چه بخش‌هایی را ببیند و چه عملیاتی انجام دهد؛ مسئول ثبت معاملات لزوماً به تنظیمات مدیریتی دسترسی ندارد.

• تأیید اقدامات مهم

  برای عملیات حساس، تأیید مسئول مربوط در نظر گرفته می‌شود.

• ورود دومرحله‌ای و مدیریت دستگاه‌ها

  ورود دومرحله‌ای یک لایه‌ی امنیتی اضافه است و دستگاه‌های واردشده به حساب دیده و بسته می‌شوند.

• سوابق تغییرات

  سوابق تغییرات و نام فرد انجام‌دهنده ثبت می‌شود تا در صورت مغایرت پیگیری دقیق ممکن باشد.

• پشتیبان‌گیری و بازیابی

  تنظیمات پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات برای تداوم فعالیت قابل مدیریت است.

پنل هماهنگ با مجموعه شما

هر مجموعه شیوه‌ی کاری و هویت تجاری خودش را دارد. ضربدر همکار ظاهر سامانه و برخی قواعد کاری را با مجموعه‌ی شما هماهنگ می‌کند.

• نام، لوگو و رنگ‌های مجموعه

  نام، لوگو و رنگ‌های مجموعه در پنل تنظیم می‌شوند تا ظاهر سامانه با هویت بصری کسب‌وکار هماهنگ باشد.

• حالت روشن یا تیره

  کاربران حالت روشن یا تیره را انتخاب می‌کنند.

• ساعت کاری و تعطیلات

  ساعت کاری و تعطیلات مجموعه در سامانه مشخص می‌شود.

• قواعد سفارش و تأیید معاملات

  شرایط سفارش‌ها، اعتبار مشتریان و تأیید معاملات متناسب با شیوه‌ی فعالیت مجموعه تنظیم می‌شود.

• باز یا متوقف کردن پذیرش سفارش

  پذیرش سفارش از پنل مشتریان در صورت نیاز فعال یا متوقف می‌شود.